Empfangsdienst

Zur Bewältigung vielfältiger Aufgaben ist kompetentes Personal für den Empfangsdienst erforderlich

Besucher und Lieferanten finden im Eingangsbereich eines Unternehmens ihren ersten Ansprechpartner beim Empfangs- oder Pfortendienst. Ob Postsendungen oder Terminanmeldungen entgegengenommen werden: Im Empfangs- und Pfortenbereich repräsentieren freundliche, flexible Beschäftigte das Unternehmen. Ein kundenorientiertes Auftreten zur Bewältigung der zahlreichen Besucheranliegen entscheidet über den ersten Eindruck.

Der Aufgabenbereich im Empfangs- und Pfortendienst ist so vielseitig wie die Anliegen und Wünsche der Besucher. Ein sicheres, überzeugendes Auftreten und eine beachtliche Kenntnis über Organisationsstruktur des Betriebes führen im Regelfall zu schnellen ersten Ergebnissen. Fragen zur räumlichen Orientierung oder nach zuständigen Mitarbeitern sollten schnell, zutreffend und höflich beantwortet werden. Mit der gebotenen Gründlichkeit spielen bei jedem Kontakt im Eingangsbereich eines Unternehmens Fragen der Sicherheit eine angemessene Rolle. Präzision ist ebenso bei Warenlieferungen erforderlich. Über vorhandene Monitore können außerdem Außenanlagen und Parkräume kontrolliert werden. Angesichts der detailvollen Aufgabenfülle wachen aufmerksame Sinne über eine jeweils erfolgreiche Erledigung. Dies gilt auch für Stresssituationen durch unplanmäßigen Besucherandrang oder schwierige Besucher.

Der Empfangsdienst gilt als Visitenkarte eines Unternehmens

Ein erster Eindruck kann nicht wiederholt werden und ist oftmals prägend. Die freundliche Begrüßung durch einen Empfangsdienst bietet die Voraussetzung für ein angenehmes, entspanntes Gespräch mit Besuchern. Bei Bedarf werden Besucherausweise ausgestellt und verwaltet sowie Informationen und Broschüren ausgehändigt. Eine routinierte Prozesssteuerung bei Weiterleitungen von Besuchern zu Mitarbeitern oder Besprechungsräumen verhindert Missverständnisse und spart Zeit.

Der umfangreiche Kontakt mit Besuchern setzt die problemlose Bedienung der vorhandenen kommunikativen Möglichkeiten voraus. Erweiterte Sprachkenntnisse und hilfreiche EDV-Erfahrung unterstützen in der globalisierten Wirtschaftswelt ein effizientes Gespräch. Übliche Formalitäten bei Lieferanten sollten einem Empfangsdienst ebenso bekannt sein wie die erforderlichen Ausweise und Dokumente. Bewährte Kräfte im Empfangsdienst verfügen über eine hilfreiche Erfahrung für kritische Situationen. Daher stellen sie im Rahmen ihrer komplexen Aufgabenwahrnehmung auch eine Bereicherung für die Sicherheit eines Unternehmens dar. Erforderliche Zugangskontrollen können wirkungsvoll und ohne störende Nebeneffekte durchgeführt werden. Ein souveränes, professionelles Auftreten eines Empfangsdienstes dient von der Begrüßung bis zur Verabschiedung dem positiven Erscheinungsbild eines Unternehmens.

Ein professioneller Pförtnerdienst bietet Kontrollsicherheit für Personen und Waren

Die Beschaffenheit und Organisation des Zugangs zu einem Unternehmen sollte einen möglichst sicheren und störungsfreien Alltag gewährleisten. Zur Überprüfung einer Zutrittsberechtigung von Personen wird im Regelfall auf den klassischen Pförtnerdienst zurückgegriffen. Dadurch können ebenfalls Warenein- und -ausgänge kontrolliert werden. Außerdem kann durch die Bedienung von Schranken die Ein- und Ausfahrt von Pkw geregelt werden. Im Einzelfall kann das Mitführen von Taschen beim Betreten des Gebäudes verboten sein und Taschenüberprüfungen erforderlich machen.

Per Monitor kann zusätzlich das Park- und Betriebsgelände überwacht werden. Je nach Aufgaben und Art des Unternehmens können Pförtnertätigkeiten am Firmeneingang oder in einem speziellen Pförtnerhaus am Werkseingang durchgeführt werden. Neben der Einlasskontrolle können im Bedarfsfall Parkerlaubnisse und Passierscheine ausgestellt werden. Ein Pförtnerdienst kann zu bestimmten Zeiten oder rund um die Uhr stattfinden. Neben den typischen Kontrollmaßnahmen können weitere Aufgaben der Haus- und Gebäudeverwaltung ausgeführt werden. Dazu zählen die Schlüsselverwaltung, Überwachung von Signalleuchten sowie Alarmanlagen.

Schutzschild erfüllt Ihre Service-Wünsche als Empfangs- und Pförtnerdienst

Speziell für den Empfangs- und Pfortendienst geschulte Mitarbeiter von SCHUTZschild können diese Funktion zuverlässig übernehmen. Sie überzeugen durch ein freundliches wie selbstbewusstes Auftreten. Aufgrund ihrer Erfahrungen können sie ihre Aufgabe ohne zeitaufwendige Einarbeitungszeit professionell durchführen. Die leistungsfähigen Security-Kräfte können Personen- und Taschenkontrollen mit der gebotenen Diskretion erledigen.

Bei unvorhergesehenen Problemen verfügen die Sicherheitsmitarbeiter über die notwendige Durchsetzungsfähigkeit zur Aufgabenerfüllung. Gute PC-Kenntnisse, Sprachkenntnisse und ein angemessenes Auftreten können garantiert werden. Mit ihrer Arbeit als Empfangs- oder Pförtnerdienst leisten sie einen Beitrag zum positiven Image des Unternehmens.

Zu den Möglichkeiten einer gewünschten Dienstleistung in Ihrem Unternehmen beraten wir Sie gerne kostenlos auf Anfrage. Wir stellen ihnen unverbindlich vor, wie eine kurzfristige Funktionsübernahme in Ihrem Sinne realisiert werden könnte. Wir bieten ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis an. Sie können uns über das vorbereitete Kontaktformular erreichen. Ebenso können Sie bei uns telefonisch oder per E-Mail anfragen. Wir versprechen Ihnen eine zeitnahe Antwort.

Unser Empfangsdienst umfasst:

  • Öffnungs- und Schließdienste
  • Kontrollgänge inner- und außerhalb des Objektes
  • Empfang und Anmeldung von Besuchern
  • Verwaltung und Erstellung der Besucherausweise
  • Verwaltung der Telefonzentrale
  • Verwaltung der Besprechungsräume
  • Bewirtung der Gäste
  • Annahme und Übergabe von Paketen
  • Auskunfts- und Informationsdienste
  • Einlass- und Zutrittskontrollen
  • Verwaltung von Fahrzeugpool und Leihfahrzeugen
  • Bedienung von sicherheitstechnischen Einrichtungen
  • Ausgabe von Schlüsseln
  • Eingangs- und Ausgangspost
  • Berufserfahrung im Bereich Empfangs-/Sicherheitsdienst
  • PC-Grundkenntnisse (MS-Office, Hotelsoftware)
  • Technisches Verständnis
  • Unterrichtungsverfahren gemäß § 34a der GewO/ Sachkundeprüfung
  • Polizeiliches Führungszeugnis ohne Eintragung
  • Deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
  • Bestehen der SCHUTZschild Bewachungsgesellschaft mbH Einstellungsüberprüfung
  • Gute physische und psychische Konstitution
  • Gepflegtes äußeres Erscheinungsbild
  • Sicheres und gewandtes Auftreten
  • Geübt im Umgang mit Menschen
  • Belastbarkeit in Stresssituationen
  • Deutschsprachig
  • Mindestalter 23 Jahre / Höchstalter 50 Jahre

Auf Wunsch:

  • Kaufmännische Ausbildung
  • Ausbildung im Hotelbereich
  • Sehr gute Englischkenntnisse und Kenntnisse weiterer Fremdsprachen

Ausgewählte Referenzen im Objektschutz

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Gewährleistung von Kontrollsicherheit und Serviceleistungen für Besucher und Lieferanten im Eingangsbereich.

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Für jegliche Anfragen rund um das Thema Empfangs- und Pfortendienst stehen wir Ihnen jederzeit als kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung.

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